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還在使用紙本合約?電子合約是未來趨勢2021-12-16

2020年新冠肺炎的出現對全球帶來顯著的改變,為了阻止疫情的蔓延,包含台灣,許多國家之間的出入境受到嚴密的管制,國內的企業也執行了居家上班、分流上班等分散員工的策略,藉此避免公司集體感染進造成生產力不足的情況,這樣的策略凸顯出傳統紙本合約的不便,紙本文件在異地辦公的同事間一來一往的傳遞,不僅曠日廢時也大幅降低工作效率,也因此許多公司察覺到了電子合約的重要性。

 

電子合約的優勢

電子合約在國外以及國內的較具規模的大企業其實早已普及,台灣在 2001年宣布通過實施「電子簽章法」開始了數位簽章的運用,隨後便衍生出了電子合約。那麼相較於傳統紙本合約,電子合約有什麼優勢呢?
 

1. 降低公司營運成本

紙本合約除了紙張之外,還需付出影印、列印、掃瞄器材等成本,且隨著企業規模越大,不同部門之間的業務往來越複雜,若是持續使用紙本資料,日積月累將是一筆可觀的開銷,反觀電子合約只在初期建立系統需要較高額成本支出,對於長遠經營的企業來說是比划算的投資。
 

2. 提高業務便利性

便利是電子合約不可忽略的一大優勢,傳統合約的簽署需將契約內容輸出成紙本,對於公司內部來說,紙本資料傳簽時會浪費許多人力及時間,更別說應用於跨國企業有多麽曠日費時。電子合約不僅能克服空間限制,即時簽署公司內外部的文件,臨時需要更改契約內容也能即時產生新合約,不受到印刷器材的限制也減少紙張浪費。
 

3. 保存管理便利

紙本合約最為人詬病的就是保存不易,印刷褪色、遺失、受潮、燒毀等都會造成合約損壞,電子合約除了離線主機也能在雲端網路上多方備份,且電子合約公私鑰加密技術還能防止內容被第三方盜取,安全性不僅比傳統合約高,還能永久保存合約檔案。


 

電子合約具有法律效力嗎?

雖比傳統紙本合約更具優勢,但許多人對電子合約的法律效力感到質疑,究竟,電子合約是否具有法律效力呢?當然有。事實上不管是國內或是國外,各家耳熟能詳的知名企業也都早已普及電子合約。
電子合約的法律效力建立在2001年頒布的《電子簽名法》第十四條上:「可靠的」電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同專等的法律效力。這條法條保障了電子簽名的法律效力,電子簽名依照安全性由低至高可以排序成以下:

 

▲ 電子圖像簽名

以簽名圖檔認證身份,沒有防竄改機制、容易仿造如公司內部公開命令公文、政府宣導公文等。
 

▲ 電子簽名搭配軌跡記錄

以觸碰面板簽名,除了簽名圖檔之外,還紀錄簽名時的觸碰筆壓、簽名速度、X/Y方向分量等資訊,最常見的例子為刷卡消費的電子簽名。
 

▲ 數位簽章

公私鑰密碼對的非對稱加密技術,簽署者會利用私鑰對內容簽名(加密),驗證者則可使用公鑰來驗證簽名的真實性(解密)。這種加密技術能夠紀錄文件的所有變更資訊,以防止內容遭到竄改,驗證方式相較於手寫簽名的筆跡鑑定也更加便利。此外,公鑰若透過公正第三方數位憑證發布機構(CA)驗證身份,審核成功的話會得到核發的數位憑證,確認用戶公鑰的合法性。實際運用如:網路購物通常採用數位簽章認證簽署者。
 

▲ 數位簽章搭配軌跡記錄

綜合以上數位簽章的加密技術以及軌跡記錄技術,為安全性最高的電子簽名,企業電子合約多採用此種方法認證。相較於傳統手寫簽名,電子簽名更不容易被偽造、竄改,並且時時刻刻紀錄文件的異動紀錄,有助於推動企業文件數位化,同時也便於不同空間的員工或客戶簽署。


電子合約在先進國家與頗具規模的企業間已廣泛使用,對於企業來說,電子合約不僅為公司節省紙張及印刷耗材成本,也消除異地員工、客戶間的距離,不需要為了簽署文件舟車勞頓的往來,省下彼此的時間與交通成本,對於跨國企業之間的合作更是必須的。此外電子合約所採用的數位簽章也比傳統手寫簽名更具備安全性,除了防止簽名的竄改,也提升了驗證的便利性,數位化的電子合約無庸置疑會是未來的趨勢,也是企業最有價值的投資。